Bijeenkomsten effectief én interactief maken
Basisregels
Hoe vergader je effectiever en interactiever? Daarvoor zijn talloze tools, methoden en technieken beschikbaar. Echter, voordat ik je hierin meeneem, wil ik je eerst vragen om deze video te bekijken.
Hoe vaak geef jij een compliment (voorafgaand, tijdens of na afloop van een vergadering)? Want óók dat kan eraan bijdragen dat je vergaderingen effectiever én (inter)actiever worden. Werken mensen graag met je samen? Dan nemen zij ook een actieve houding aan in jouw vergaderingen. Dit zorgt voor de juiste positieve energie, wat ook prettig is voor de andere deelnemers.
Om je vergaderingen zo effectief én interactief mogelijk te maken, is het daarnaast van belang om:
- deze goed voor te bereiden
- alle deelnemers na te laten denken (bijv. over een bepaalde vraagstelling) én input te laten leveren
- de gesprekken goed samen te vatten
- afspraken te maken en deze vast te leggen
- met elkaar plezier te hebben
Dit is een uitdaging bij fysieke vergaderingen, maar zeker bij online vergaderingen. Het lijken open deuren, maar toch gebeurt het vaak niet waardoor de effectiviteit sterk afneemt. Denk maar eens terug aan vergaderingen die jij zelf niet effectief en/of interactief vond. Welke van bovenstaande 5 basisregels vond je vooral ontbreken?
Input ophalen
Wil je input ophalen vóór of tijdens een vergadering? Met als doel om effectiever en interactiever te vergaderen? Een goede voorbereiding is het halve werk.
De volgende (online) tools kan ik je van harte aanbevelen. Klik op de groene titels en je komt direct op de juiste website terecht:
- Microsoft Forms: maak feedback- en evaluatie enquêtes, registratie en aanmeldingsformulieren én leg quizz vragen of stellingen voor aan de deelnemers van je vergadering.
- Typeform: maak persoonlijke en professionele enquêtes. De kans wordt hierdoor een stuk groter dat mensen jouw enquêtes invullen.
- Loom: deel je scherm én persoonlijke videoboodschap met je klant.
- Videoask: leg je klant meerdere vragen voor en hij/zij kan direct reageren met video, audio of tekst. Klik hier voor een voorbeeld. Test gerust, je antwoorden worden niet doorgestuurd.
- Mentimeter: laat je deelnemers scores geven op vragen en maak de input uit de groep direct visueel (bijv. door een woordwolk).
Tot slot, wist je dat je een fysiek whiteboard kunt inzetten tijdens een digitale vergadering. Klik hier en ontdek het zelf.
Digitale vergaderingen
Wil je je digitale vergaderingen effectiever én interactiever maken? Gebruik Whiteboard. Hiermee kun je via MS Teams:
- brainstorm sessies faciliteren
- successen delen
- dagstart meetings houden
- projectevaluaties houden
- samen terugblikken op een gebeurtenis
- een probleem snel oplossen
Ook met digitale vergaderruimten kun je in MS Teams heel leuk aan de slag in kleine groepen. Geef iedere groep een opdracht of vraagstelling mee en er ontstaat gelijk een mooie interactie.
Brainstorm sessies
Wil jij een brainstorm sessie organiseren en allerlei ideeën beoordelen op originaliteit en haalbaarheid?
Dan is de COCD box een ontzettend handige tool. Met de COCD box kun je namelijk een heleboel ideeën verzamelen en vervolgens op een gestructureerde manier gaan selecteren.
Wil je weten hoe je dit doet? Bekijk dan deze video.
Evalueren kun je leren
Hoe houd je een goede evaluatie? Goed evalueren is moeilijker dan je denkt. Dat komt vooral omdat we geneigd zijn om snel iets te vinden van de resultaten die we behaald hebben. We trekken snel onze conclusies en denken na over eventuele oplossingen, maar de onderliggende problemen komen vaak niet aan de oppervlakte als je niet goed evalueert.
Wat is nu de definitie van bijvoorbeeld een evaluatie? Bij een evaluatie kijk je terug naar:
- het resultaat (het WAT)
- de manier waarop je dat hebt bereikt (het HOE)
Zo krijg je inzichten die je helpen om het de volgende keer nóg beter te doen.
Waar moet een goede evaluatie aan voldoen? Een goede evaluatie is compact, richt zich op de essentie en stelt de juiste leervragen. Het structureel evalueren is noodzakelijk, want zonder kritisch terugkijken is leren onmogelijk.
Als je een evaluatie wilt gaan maken, maak dan eerst een evaluatieplan. De volgende vragen kunnen je daarbij helpen:
- Waarom evalueren we?
- Wat evalueren we?
- Wie betrekken we bij de evaluatie?
- En tot slot: Hoe evalueren we? Oftewel: Welk type evaluatie zetten we in?
Evaluatie tools
Afhankelijk van het doel waarom je wilt evalueren én met wie je wilt evalueren, kun je verschillende evaluatie tools inzetten:
- Als je aan het einde van een traject een paar evaluatievragen wilt voorleggen aan de betrokkenen met wie je hebt samengewerkt, dan kun je heel snel input ophalen tijdens je vergadering met SurveyApp.io en met Microsoft Forms.
- Mocht je tussentijds met je team stil willen staan bij wat er goed gaat en wat er eventueel beter kan, dan zou ik vooral Whiteboard adviseren. Hiermee kun je visueel, interactief en door middel van post-its veel input ophalen, om er vervolgens samen over in gesprek te gaan.
- Wil je vooral één op één evalueren met je opdrachtgever/klant/leverancier en een persoonlijke en professionele enquête maken? Dan kun je heel goed Typeform gebruiken.
Wat doe je met de uitkomsten?
Last but not least: wat doe je met de evaluatie uitkomsten? Want natuurlijk zijn de antwoorden op de evaluatie vragen belangrijk, maar misschien is het denkproces erna nog wel veel belangrijker.
- Vergader effectiever en interactiever door samen met je team/opdrachtgever te bespreken wat jullie met de evaluatieresultaten kunnen doen.
- Ga ook op zoek naar eventuele patronen die steeds terugkeren.
- Stel, meerdere evaluaties binnen jouw organisatie maken duidelijk dat projectteams vaak last hebben van een onduidelijke opdracht. Hierdoor worden de projectteams van links naar rechts geslingerd en vertragen de projecten. De druk loopt op, er ontstaat frustratie en een minder prettige samenwerking (onderling en met de opdrachtgever).
- De organisatie kan dan structureel investeren in projecten door te zorgen voor heldere opdrachten. Bijv. door middel van een format of door projectleiders te leren hoe ze nog meer vragen kunnen stellen om de opdracht helder te krijgen.
Wil je meer weten?
- Wil je hier nog eens over doorpraten?
- Of sparren over een projectmanagement/procesoptimalisatie vraagstuk?
- Plan dan gerust een kennismaking in.
- Met enthousiaste OBCT groet, Patricia van Spaendonck 🙌