Je werk managen én impact maken

Impact wiel

Hoe kun je je werk nog beter managen en meer impact maken? Hoeveel impact maak jij en je team op dit moment? Het maken van keuzes wordt makkelijker als je weet wat voor jou de essentie is in je werk, project en/of opdracht. Oftewel: waar wil je je vooral op richten (samen met je team)?

Er is namelijk niets mooiers, dan die werkzaamheden/activiteiten te doen op je werk:

• waarmee je écht impact maakt
• veel toegevoegde waarde levert
• én waarbij je in je kracht staat.

Met mijn impact wiel kun je inzicht krijgen in die werkzaamheden/activiteiten waarmee je denkt de meeste impact te kunnen maken. Je denkt na of je je tijd en energie aan de juiste dingen besteedt. Het helpt je om focus te houden, bewuste keuzes te maken en om die dingen te doen die de meeste waarde toevoegen.

Wil je weten hoe je zo’n impact wiel maakt? Klik dan hier. Neem rustig de tijd voor deze reflectie oefening, om zo de mooiste inzichten te krijgen.

Timemanagement

Timemanagement vaardigheden kun je in iedere functie gebruiken als het gaat om je werk managen en impact maken. Of je nu projectmanager, procesverbeteraar, controller of leidinggevende bent.

Er zijn talloze tools, methoden en technieken hoe je je werk nog beter kunt managen. Maar het belangrijkste is dat je die werkwijzen eruit pakt die het beste bij jou passen, want iedereen heeft toch zijn/haar eigen unieke manier van werken en dat is ook helemaal prima.

Waarom is timemanagement nu zo belangrijk?

• Je krijgt meer grip op je werk
• Je bereikt meer resultaten in minder tijd. Gebleken is dat als je dagelijks je werkdag 8 minuten lang voorbereidt en dit consequent aanpakt, dat je dagelijks 1 uur tijd wint voor essentiële zaken.
• Je komt minder vaak in tijdsnood, waardoor je minder stress hebt en meer ontspannen kunt werken.
• Je levert tijdig op wat je moet opleveren en dat zorgt uiteindelijk voor een tevreden klant, leidinggevende en natuurlijk jezelf!

Toen ik leidinggevende was bij de ambulancedienst, waren dat hele turbulente tijden. Het 24/7 moeten kunnen schakelen, maar wél in combinatie met een strak timemanagement, heeft me daarbij enorm geholpen!

Je werk managen

Ik zeg altijd “Werken is bewuste keuzes maken: anders kom je in de problemen!” Succesvolle mensen hebben de discipline om steeds te beginnen met het belangrijkste en meestal ook het moeilijkste werk dat hen te doen staat. Hierdoor bereiken zij veel meer dan anderen en halen zij meer voldoening uit hun werk.

Maar hoe pak je dat nu aan? Hieronder een aantal tips:

• Bekijk dagelijks wat je eerstvolgende deadline is en begin daarmee (ook als de deadline pas over een week is).
• Focus je op die taak totdat je klaar bent. Zodra je deze eerstvolgende deadline hebt afgevinkt, werk je daarna meer ontspannen én voorkom je stress.
• Maak aan het einde van IEDERE dag een nieuwe reële planning voor de dag erop en zet daar een A taak, B taak en een paar C taken op.
  • A-taak = heel belangrijk, vaak moeilijk en vraagt veel concentratie. Bijv. een adviesrapportage afronden binnen x dagen. Het is een taak die mensen graag het liefste uitstellen.
  • B-taak = belangrijke taak waarvoor je iets minder concentratie nodig hebt. Bijv. een afspraak buiten de deur of een vergadering.
  • C-taak = overige taak die weinig concentratie vraagt (bijv. je mails checken, even iets aan iemand vragen, een telefoontje plegen + allerlei onvoorziene zaken die tussendoor komen).
• Iemand vroeg me ooit: als je declarabele uren moet maken, heb je dan nog steeds iedere dag A, B en C taken? Het antwoord is ja: het maken van declarabele uren staat los van de A, B en C taken. Je kunt de A, B en C taken eigenlijk ook zien als: “Wanneer wil je wel/niet gestoord worden?”
• Pak nu een vel papier en schrijf voor jezelf eens een aantal A, B en C-taken op. Wat valt je op? Heb je de neiging om je vooral met A, B of C-taken bezig te houden?
• Zie de ingeplande A en B-taken als een afspraak met jezelf die even belangrijk is als een afspraak met iemand anders. Want stel, je zou met iemand in een vergadering/training zitten, dan zou je toch ook niet gestoord kunnen worden?
• Stel, je vreest dat je in de knoei komt met een bepaalde deadline, kijk dan in je agenda van die week. Kun je bepaalde afspraken verzetten en/of dingen anders organiseren? Bijvoorbeeld door een fysieke afspraak buitenshuis te veranderen naar een digitale afspraak waardoor je iets meer tijd creëert?
• Maak in ieder geval per dag een planning: dagelijks kunnen je prioriteiten namelijk veranderen en dus is het belangrijk om je planning daarop aan te passen.
• Het is in ieder geval wel zo dat als je je iets voorneemt, dat de kans dan een stuk groter is dat je het ook gaat doen, dan wanneer je geen planning maakt.
• Denk maar aan de sportschool: als je je voorneemt om naar de sportschool te gaan en je zet het in je agenda, dan is de kans een stuk groter dat je gaat dan wanneer je je niks voorneemt.

Concentratie curve

Maak bij je dagplanning ook altijd rekening met je concentratiecurve. Iedereen heeft zijn/haar concentratie curve en die is voor iedereen weer anders (ben je bijv. een avond of ochtendmens?). Ik ben bijvoorbeeld een ochtendmens en mijn concentratie curve lijkt in grote lijnen wel op onderstaande afbeelding. ‘s ochtends ben ik het meest fris en fruitig en die fitte momenten gebruik ik vooral voor mijn concentratiewerk (= A en B taken, bijv. van 09:00-10:30 en van 14:00-15:30).

Ik plan die A en B taken ook als tijdsblokken in mijn agenda. Op de A-momenten zet ik mijn telefoon en email uit. Zo word ik niet gestoord en kan ik veel geconcentreerder, effectiever en productiever werken. Sommige problemen worden hierdoor ook vanzelf opgelost. Bovendien geldt, dat als ik in een vergadering zou zitten, dat ik dan ook niet gestoord zou kunnen worden, dus je telefoon en email even 1.5 uur uitzetten kan best. De vermoeide momenten gebruik ik vooral voor de kleine klusjes (= de C-taken) die weinig concentratie vragen. Bijvoorbeeld, even mijn mails checken of mensen terugbellen. Door rekening te houden met mijn concentratiecurve, kan ik mijn werk beter managen én meer impact maken.

Teken nu voor jezelf eens je concentratie curve. Hoe ziet die eruit? Als je deze nu eens naast je agenda zou leggen, sluit die dan voldoende aan met je ingeplande afspraken of kun je bepaalde afspraken beter op een ander tijdstip inplannen?

Grenzen bewaken

Natuurlijk gebeuren er gedurende de dag altijd allerlei onvoorziene zaken. Maar, hoe scherper jij je prioriteiten voor ogen hebt (je weet bijvoorbeeld heel goed wat jouw A, B en C taken zijn), hoe makkelijker je ook NEE kunt zeggen. Je leidt dan zelf je agenda in plaats van dat je je laat leiden door andermans agenda. Hierdoor kun je je werk beter managen én meer impact maken.

Grenzen kun je ook pas bewaken als je ze duidelijk gesteld hebt (ook voor de ander). Heel vaak denken mensen dat als je duidelijk je grens stelt, dat je dan iemand afwijst, iemand teleurstelt of zelf onaardig bent. Maar dat hoeft helemaal niet. De ander weet juist waar die aan toe is en dat geeft duidelijkheid.

Stel, iemand zegt dat hij/zij misschien naar je verjaardag komt en uiteindelijk belt diegene last minute op dat diegene toch niet komt. Ofwel, iemand zegt direct dat hij/zij helaas niet naar je verjaardag kan komen. Wat vind je dan het vervelendste? Als het gaat over slecht nieuws, dan geldt eigenlijk de stelregel: Hoe eerder hoe beter. Dus als je bijv. weet dat je iets niet op kunt leveren, dan is het belangrijk dat je dit DIRECT communiceert (zowel intern als extern).

Gun jezelf daarom ook altijd even bedenktijd voordat je iets toezegt. NEE zeggen tegen een ander betekent in feite JA zeggen tegen jezelf. Of, omgekeerd: als je teveel JA zegt tegen anderen en allerlei dingen toezegt, dan zeg je eigenlijk NEE tegen jezelf en maak je het jezelf moeilijker dan nodig.

Vragen of opmerkingen?

Wil je hier nog eens over doorpraten of sparren over een projectmanagement vraagstuk?

Plan dan hier een GRATIS kennissessie met me in.