Waarom tussentijdse projectcommunicatie essentieel is
Frequente communicatie over je project is belangrijk.
Niet alleen aan het begin én aan het einde van het project, maar vooral tussentijdse projectcommunicatie is essentieel.
Waarom?
Ik vergelijk het wel eens met een trein…
Stel, je bent conducteur en je brengt je reizigers van Den Haag naar Maastricht, dan wil je hen:
- Op meerdere momenten in de gelegenheid stellen om in te stappen in jouw trein
- Informeren over het station waar ze zich op dat moment begeven, de eindbestemming én de tussenliggende stations.
Kun je je voorstellen wat er zou gebeuren als je dit niet doet? Dan ontstaat er al heel snel snel chaos/verwarring als mensen geen idee hebben waar ze zijn, waar de trein naar toe gaat of wat het eerstvolgende station gaat zijn.
Neem mensen mee op jouw treinreis
Als je je bezig houdt met projectmanagement, neem mensen dan altijd mee op jouw “treinreis”:
- Laat mensen op meerdere momenten instappen in jouw trein om ze input te laten leveren voor jouw project. Niet iedereen is gelijk enthousiast over jouw project, dus de kracht zit hem in de herhaling. Blijf herhalen WAAROM het project belangrijk is. Wat gebeurt er als het project niet wordt uitgevoerd?
- Communiceer over de eindbestemming van jouw trein: WAT zijn de concrete projectresultaten die jouw projectteam gaat opleveren? Waar ben je als projectteam écht trots op als je dat hebt bereikt aan het einde van het project?
- Communiceer over wat je projectteam al heeft bereikt: welke stappen zijn er al gezet? Welke treinhaltes zijn al geweest?
- Communiceer over waar jullie nu staan: waar zijn jullie nu mee bezig? Wat is het huidige treinstation?
- Communiceer over de vervolgstappen/activiteiten die nog moeten worden ondernomen om de projectresultaten te bereiken. Geef mensen inzicht in welke treinstations er nog gaan komen.
Maak je communicatie vooral leuk en origineel
Last, but not least: maak je communicatie vooral leuk en origineel.
Denk bijv. aan nieuwsbrieven, flyers, posters, blogs en/of video’s die je kunt versturen of gebruik daarvoor het intranet.
Wil jij als projectleider aan de slag met het maken van nieuwsbrieven?
✅Ga naar deze LinkedIn post en laat een comment “nieuwsbrief” achter.
✅Check of we al connected zijn via LinkedIn. Zo niet, stuur me dan een connectieverzoek (anders kan ik je namelijk niks toesturen)
✅Vervolgens stuur ik je een uitgebreide instructievideo hoe je daarmee aan de slag kunt gaan.
Wil je meer weten?
- Wil je hier nog eens over doorpraten?
- Of sparren over een projectmanagement/procesoptimalisatie vraagstuk?
- Plan dan gerust een kennismaking in.
- Met enthousiaste OBCT groet, Patricia van Spaendonck 🙌