Mijn grootste lessen als projectleider in de afgelopen 20 jaar
Ik heb allerlei verschillende projecten geleid in de private én publieke sector.
Maar wat was daarin nu de “rode draad”?
Zie hieronder mijn grootste lessen in de afgelopen 20 jaar:
- Investeer in een fijne samenwerking met de projectteamleden:
Enthousiasmeer je projectteamleden, toon voorbeeldgedrag en zorg voor de juiste sfeer.
“Zorg voor de koekjes”.
Hoe meer plezier mensen ervaren in jouw projectteam, hoe meer energie er ontstaat om er volop voor te gaan. - Zorg voor een duidelijke rolverdeling:
Geef ieder projectteamlid een duidelijke rol in je projectteam en kijk ook naar iemands talenten (bijv. jij bent van communicatie / jij bent de motivator).
Dit zorgt ervoor dat mensen “ergens van zijn”.
Ze voelen veel meer eigenaarschap dan wanneer ze losse actiepunten krijgen toegewezen door de projectleider. - Laat het “hoe” vooral over aan de professional:
Spreek duidelijk met je opdrachtgever af wat je aan projectresultaten gaat opleveren en neem dat op in je projectplan.
Vervolgens is het aan jou en je projectteamleden hoe je die projectresultaten gaat realiseren.
Informeer de opdrachtgever regelmatig over de projectvoortgang, maar voorkom dat hij/zij te veel op de stoel van je projectteam gaat zitten.
Als voorbeeld: stel, je laat thuis een timmerman komen, dan zeg je ook wat er moet gebeuren, maar niet hoe de kast moet worden getimmerd, want dat is immers zijn professie. Toch?! - Wees de conducteur van de trein:
Als projectteam heb je nogal wat “treinstations” waar je langskomt.
Als projectleider ben jij de conducteur van de trein.
Bijvoorbeeld, je stapt op in Den Haag, je roept om dat de trein naar Maastricht gaat én wat de tussenstations zijn.
Sommige projectteamleden stappen al gelijk in de trein, waar anderen pas in Tilburg/Breda/Venlo instappen.
Stel mensen steeds in de gelegenheid om in jouw trein te stappen, maar laat ook zien dat de trein door blijft rijden.
Gebruik een activiteitenplanning.
Hiermee kun je aan betrokkenen heel goed laten zien waar de trein nu is én welke “treinstations” er nog gaan komen.
Mensen vinden het altijd prettig om meegenomen te worden op die reis. - Vertel niet, maar laat vooral de voortgang zien:
Laat vooral zien aan je opdrachtgever wat je (tussen/eind) resultaten zijn en/of waar je mee bezig bent.
Dit kan een presentatie, demo, training, inrichting van iets zijn.
Hierdoor krijgt je opdrachtgever er veel meer beeld en geluid bij dan wanneer je het alleen maar vertelt.
Vraag aan je projectteamleden om hetzelfde te doen.
Je wilt niet alleen horen waar ze mee bezig zijn, je wilt vooral de (tussen/eind) resultaten zien.
Op die manier kun je ook veel beter én sneller bijsturen, mocht dat nodig zijn. - Organiseer werksessies om input op te halen:
Bereid iets voor in Powerpoint, Word of Excel en laat het vervolgens zien aan de aanwezigen.
Bijvoorbeeld op een groot beeldscherm, maar kan ook online.
Vervolgens loop je er samen doorheen met de vraag of ze aanvullende input hebben.
Alle input verwerk je gelijk, zodat het voor iedereen zichtbaar is.
Dit is een super efficiënte manier om veel meters te maken in 1 of 2 uurtjes.
Iedere deelnemer wordt betrokken en kan direct zijn/haar input leveren. - Zorg voor reuring en humor:
Hoe meer mensen iets over je project weten, hoe meer erover gesproken wordt.
En dat is juist goed. Want je wilt dat er voldoende aandacht is voor je project.
Gebruik humor, want dat verbindt mensen én zorgt ervoor dat ze je boodschap beter onthouden.
Je hoeft geen lolbroek te zijn, maar wees creatief in je communicatie.
Doe datgene wat niet gebruikelijk is.
Daarmee zorg je direct voor reuring. - Gebruik zoveel mogelijk verschillende communicatiemiddelen:
Communicatie is key, maar probeer vooral te variëren.
Er is namelijk meer dan alleen maar “droge” mails sturen 😉
Maak bijv. flyers/posters (met Canva), neem video’s op (met Pinnacle/Loom/Powerpoint), maak nieuwsbrieven (met LaPosta / Mailchimp), zet periodieke posts op Intranet en geef gratis webinars (via MS Teams).
Wat is jouw grootste les als projectleider?
Vragen of opmerkingen?
Wil je hier nog eens over doorpraten of sparren over een projectmanagement vraagstuk?
Plan dan hier een strategie gesprek met me in.
Met enthousiaste OBCT groet,
Patricia van Spaendonck 🙌