Hoe voorkom je een wildgroei aan projecten binnen je organisatie?
Vaak worden er van allerlei projecten opgestart binnen een organisatie, zonder dat er een formeel goedkeuringsproces aan vooraf gaat.
Maar, als er geen goede rechtvaardiging is om een project op te starten, of het is niet duidelijk waarom het noodzakelijk is om het project uit te voeren, dan is de kans zeer gering dat het project succesvol wordt afgerond. In dat geval, is het niet verstandig om aan het project te beginnen. Dus bezint eer ge begint.
Het risico bestaat namelijk dat er al snel een wildgroei ontstaat aan projecten. Hierdoor zien mensen door de bomen het bos niet meer & projectteamleden raken gefrustreerd.
Hoe kun je bovenstaande nu voorkomen als organisatie?
Bedenk eerst of het verstandig is om een project te starten. Gebruik daarvoor deze checklist.
Is het een project? Hoe bepaal je dan als organisatie welke projecten je wel of niet gaat oppakken?
Het kan helpen om hiervoor een objectieve meetlat te gaan gebruiken.
Oftewel: stel als organisatie een aantal objectieve (selectie/afwegings)criteria op en bepaal, voordat je überhaupt start, in hoeverre dat project voldoet aan die criteria.
Ik zie het als een soort van “stoplicht” moment waarbij je eerst kijkt of het project door mag gaan of niet.
8 vragen die je als organisatie kunt stellen
Zie hieronder 8 vragen die je als organisatie kunt gebruiken en ik zou zeggen…gebruik ze vooral ter inspiratie 🙂
- Draagt het project bij aan de organisatie missie/visie/ambitie/doelstellingen (oftewel: datgene wat we met elkaar voor ogen hebben)? En zo ja, op welke wijze?
- Gaat dit project meerwaarde opleveren voor:
- onze klanten (draagt het bijv. bij aan een verbetering van onze producten en/of dienstverlening)?
- alle aangesloten partijen (willen we het bijv. gezamenlijk oppakken)?
- onze medewerkers (bijv. qua werkplezier)?
En zo ja, welke meerwaarde?
(*Voor bovenstaande vragen kun je bijgaand hulpmiddel gebruiken).
- Dient het project te worden opgestart vanwege een bepaalde (wettelijke) verplichting? En zo ja, welke verplichting betreft het?
- Weegt de investering op tegen het verwachte (financiële) rendement? Wanneer is de investering naar verwachting terugverdiend?
- Is er een risico aanwezig als we het project (nu) uitvoeren of juist (nu) niet uitvoeren? En zo ja, welk risico is dat dan?
- Is het project haalbaar in termen van benodigde mensen/expertise, kosten en timing?
- Hoe hoog is het draagvlak voor het project?
- Hoe verhoudt het project zich tot de bestaande projectportfolio? Dienen er wijzigingen aangebracht te worden aan de bestaande portfolio om het project te starten?
Prioriteer het project
- Heb je bepaald of het project wel/niet door gaat?
- Dan kun je vervolgens gaan prioriteren.
- Oftewel, bepaal aan de hand van de antwoorden op bovenstaande vragen:
- Hoe belangrijk het is om het project op te gaan pakken
- Op welke termijn (nu of later?)
- Of het project binnen de (eigen) organisatie opgepakt dient te worden.
- Indien alle stoplichten op groen staan, dan kun je gaan starten met de uitvoering van het project.
- Heel veel succes ermee!
Wil je meer weten?
- Wil je hier nog eens over doorpraten?
- Of sparren over een projectmanagement/procesoptimalisatie vraagstuk?
- Plan dan gerust een kennismaking in.
- Met enthousiaste OBCT groet, Patricia van Spaendonck 🙌