Hoe kun je als projectleider omgaan met weerstand?

Omgaan met weerstand: hoe doe je dat als projectleider?
Wat kun je beter wel én niet doen om meer draagvlak te krijgen?
Want, of je nu projectleider in de publieke of private sector bent, je krijgt altijd te maken met weerstand.
Dit krijg ik vaak te horen tijdens de wekelijkse intervisiemomenten die ik begeleid:

“Mijn project loopt niet zoals ik wil dat het loopt.”

“Er is onvoldoende draagvlak binnen de organisatie.”

“Mijn project loopt vertraging op, want ik krijg niet de benodigde medewerking.”

“Hoe ga ik om met collega’s die maar niet mee willen werken?”

Wat is de huidige situatie?
Wat is de gewenste situatie?
Wat zijn de processtappen die je wilt gaan ondernemen om van A (de huidige situatie) naar B (de gewenste situatie) te gaan?

Wil je mensen meenemen op jouw “reis”?
Dan is het heel belangrijk om bovenstaande visueel en transparant te maken én te delen met de mensen waar je mee wilt gaan samenwerken.
Een goede metafoor hiervoor is de trein: jij en je projectteam stappen al op in Rotterdam, maar de trein gaat uiteindelijk naar Maastricht.
Niet iedereen zal gelijk op jouw trein willen instappen, maar het helpt enorm als je de reis visueel én transparant maakt.
Als mensen snappen waar je naar toe wilt gaan én hoe je dat wilt gaan doen, dan kunnen ze je ook beter volgen.

Laat je niet ontmoedigen door collega’s die niet mee willen en stop hier niet al teveel tijd en energie in.
Je bent anders aan het trekken aan een dood paard.
Richt je in eerste instantie vooral op de mensen die wél mee willen.
Heb je te maken met een grote groep mensen die je mee wilt krijgen?
Dan helpt het enorm als je hen op verschillende momenten in de gelegenheid stelt om een bijdrage te leveren.
Sommige collega’s stappen al in Rotterdam op jouw trein en leveren direct een bijdrage aan jouw project.
Bij andere mensen duurt het wat langer en zij stappen pas halverwege op jouw trein.
Bijv. omdat ze de nut en noodzaak van jouw project nog niet (voldoende) zien. Of omdat ze het op dat moment te druk hebben met andere dingen.
Uiteindelijk gaat het erom dat jouw project steeds meer “top of mind” komt bij je collega’s en daar schuilt de kracht van herhaling achter.
Hoe meer collega’s over jouw project horen én hoe beter ze de nut en noodzaak begrijpen, hoe eerder ze prioriteit aan jouw project zullen geven.

Stel, je neemt een puzzel mee in de trein.
Je begint met de randjes, vervolgens probeer je bij ieder puzzelstukje te kijken waar je die bij kunt leggen.
Met een beetje geduld, maak je de puzzel steeds verder af. Soms leg je hem even opzij en vervolgens ga je er weer mee aan de slag.
Iedere keer als de trein bij het volgende treinstation is, dan stel je je collega’s weer in de gelegenheid om een bijdrage te leveren.
Maak het proces van de puzzel leggen zichtbaar aan je collega’s.
Welke collega’s hebben al waardevolle input gegeven (zet hen in het zonnetje 😊) en wat is het tussentijdse resultaat?
Welke puzzelstukjes ontbreken nog?
Mensen zijn soms eerder geneigd om te reageren op een halve puzzel, dan dat ze met jou willen starten aan een nieuwe puzzel.
Dat is niet erg, zo lang je uiteindelijk maar met elkaar die puzzel afkrijgt, voordat de trein stopt in Maastricht.
Want dat is je einddoel. En hoe mooi is het dan, dat collega’s op verschillende momenten toch een bijdrage hebben kunnen leveren?
De trein is blijven rijden en je hebt hem als projectleider niet laten stoppen….ondanks de weerstand. Goed gedaan!
Ik wens je heel veel succes met het omgaan met weerstand én het creëren van draagvlak!