Lean Six Sigma, Agile en SCRUM

Lean Six Sigma

Het wordt vaak benoemd: ‘Werk niet harder, maar slimmer.’ Optimalisatie is dan ook een hot topic, waarin veel winst te behalen valt. Een van de methodes die hier enorm aan kan bijdragen is de Lean Six Sigma methode. Een samenvoeging van de twee wereldwijde, bewezen methodieken ‘Lean’ en ‘Six Sigma’.

Waar Lean zich richt op het reduceren van verspilling door het stroomlijnen van processen, richt Six Sigma zich op het reduceren van defecten door problemen effectief op te lossen. Samen vormen deze methodieken de ultieme optimalisatieslag voor organisaties. Problemen worden opgelost en processen verbeterd, waardoor sneller en efficiënter gewerkt kan worden.

Tijdens deze optimalisatieslag met Lean Six Sigma wordt er gebruik gemaakt van de zogeheten Lean principes en DMAIC-methode wat staat voor Define, Measure, Analyse, Improve en Control. De kracht van deze manier van aanpakken zit ‘m in het gebruiken van interne kennis. Bestaande ervaring van werknemers binnen deze processen wordt optimaal benut. Zo wordt niet alleen het proces an sich aangepakt, maar wordt ook de kwaliteit van het product/de dienstverlening aanzienlijk verbeterd.

Om de gehele Lean Six Sigma methode te definiëren, maken we onderscheid in het ‘Lean’ en het ‘Six Sigma’ deel van de optimalisatie. Zoals eerder al aangehaald, wordt bij Lean de focus gelegd op het elimineren van onnodige onderdelen binnen het proces. Waardevolle stappen worden benadrukt en verspillende stappen worden uit het proces gefilterd. De grondbeginselen worden herleid vanuit het Toyota Production Systems (TPS), waarbij autofabrikant Toyota alle activiteiten die niet direct waarde leverde, definieerde als verspilling.

Wil men dit concreet maken, dan is het van belang om diverse zaken helder te krijgen. Bepaal wat toegevoegde waarde heeft voor de klant, breng het gehele proces in kaart (waardestroom), maak samen met de mensen in het proces verspilling inzichtelijk en bekijk hoe het proces zo ingericht kan worden dat wanneer er vraag is, het product/de dienstverlening ook op tijd geleverd kan worden. Door verbeteringen inzichtelijk te maken kan er procesbreed geoptimaliseerd worden door de mensen die hier bij betrokken zijn. Dit levert een slim, effectief en efficiënt proces op.

Six Sigma staat in het verlengde van de Lean methode, maar is een stuk meer data gedreven. Middels de gestructureerde DMAIC-methode, wordt de grondoorzaak van een probleem blootgelegd, waarvoor direct een optimalisatie wordt doorgevoerd. Evenals bij Lean, wordt via het DMAIC-model van Six Sigma ook gebruik gemaakt van de kracht van werknemers. Door het continu verbeteren van processen, streeft men naar het zo goed als elimineren van fouten. Hierdoor kunnen structureel concrete resultaten geboekt worden.

DMAIC model

Het DMAIC-model van Six Sigma omvat de volgende stappen:

• Definieer het probleem en waar deze zich voordoet.
• Meet de omvang van het probleem aan de hand van data.
• Analyseer het proces en bepaal de oorzaak van het probleem.
• Identificeer en implementeer verbeteringen.
• Controleer en handhaaf de oplossing.

Bij het complete, gecombineerde Lean Six Sigma wordt het beste van beide werelden samengevoegd en ontstaat een ijzersterke, bewezen methode die voor duurzame verandering zorgt.

Wat is Agile werken?

Wanneer er gesproken wordt over Agile werken, dan hebben we het over het denken, organiseren en werken op een wendbare/flexibele manier. Het woord ‘Agile’ betekent dan ook letterlijk behendigheid/wendbaar/lenigheid en werd voorheen vooral gebruikt binnen de softwareontwikkeling.

Een organisatie die haar team Agile laat werken is zich bewust van continu veranderende omstandigheden en speelt hier slim op in. Iets waar ICT’ers vanzelfsprekend mee te maken hebben. Nu niet alleen de technische branche verandert, maar alle bedrijfssectoren veel verandering doormaken, neemt de populariteit van Agile werken aanzienlijk toe. 

Om te begrijpen wat Agile werken in de praktijk inhoudt, is het handig om te weten wat Agile werken nu juist niet betekent. Bij veel bedrijven worden teams op een traditionele manier gemanaged. Hierbij wordt gebruikt gemaakt van bijvoorbeeld een zogeheten waterval-methodiek. Door middel van een lineair proces worden afzonderlijke fases voltooid. Een volgende fase begint pas wanneer de huidige fase is afgerond. Het afronden van een fase is definitief. Er kan niet worden teruggekeerd naar een vorige fase. 

Agile werken betekent, in tegenstelling tot de waterval-methode, kort en cyclisch werken. Hierdoor is men in staat snel te handelen bij veranderingen. Door dagelijkse communicatie en regelmatige feedback ontstaat er een constant ritme van interactie binnen het team en met de klant. Op die manier zijn organisaties in staat het product of de dienst doorlopend te verbeteren om de klantbeleving op die manier te optimaliseren. 

Agile zelf is geen methode, maar omvat verschillende principes en methodieken waarbij door middel van flexibele en zelfsturende teams de klant de best mogelijke ervaring krijgt. De bekendste Agile methodieken zijn Scrum en Kanban.

Kenmerkend voor Scrum is het stapsgewijs opsplitsen en aanpakken van verschillende vraagstukken. Deze opgesplitste vraagstukken, ofwel projecten, worden ‘sprints’ genoemd. Kanban daarentegen heeft geen sprints waarin binnen een bepaald tijdsbestek een aantal taken wordt uitgevoerd. Bij deze methode staat optimaliseren ook centraal, maar kunnen op elk moment nieuwe taken aan het bord worden toegevoegd. 

Wél en niet Agile werken

In de praktijk zou het volgende niet ‘Agile’ zijn. Er wordt naar wens van de klant een website gebouwd. Men begint bij het ontwerp, de website wordt gebouwd, teksten worden geschreven, de website wordt getest en opgeleverd. Verandert er in het proces iets of gaat er tussentijds ergens iets mis, dan is het lastig dit achteraf bij te sturen. De gehele foutieve fase en vervolgstappen zullen opnieuw moeten worden doorlopen.

Wanneer er wél Agile wordt gewerkt, wordt dit op een stuk wendbaardere manier aangepakt. Mensen en hun onderlinge interactie zijn belangrijker dan de opgestelde processen én het inspelen op verandering is belangrijker dan het volgen van het plan. Er is waardering voor het plan, maar er wordt meer waarde gehecht aan de flexibele uitvoering. Door de ontwikkeling op te knippen in blokken van twee tot vier weken, wordt in iedere periode een project doorlopen. 

Werk je ‘Agile’, dan werk je klantgericht, in fases en op een flexibele manier aan een optimaal resultaat. Door ieder project te bedenken, te ontwikkelen, te testen, te presenteren en te beoordelen. Is er feedback? Dan wordt de verbetering tijdens het betreffende onderdeel direct doorgevoerd. Op die manier is men in staat gemakkelijk bepaalde onderdelen te herzien voor een zo goed mogelijk resultaat. 

Wat is Scrum?

Is er binnen jouw organisatie onduidelijkheid over de taakverdeling of over hoe het project aangevlogen kan worden? Verwacht je tijdens het project veel veranderingen en wil je het resultaat voor de eindgebruiker zo effectief mogelijk optimaliseren? Dan is het toepassen van de Scrum methode wellicht de perfectie uitkomst voor jouw team. 

Scrum is een methode die geschikt is voor complexe projecten waarvoor op voorhand geen detailplanning gemaakt kan worden. Dankzij de flexibele en effectieve werkwijze, kunnen tussentijdse veranderingen en/of problemen snel gesignaleerd en opgelost worden.

Door gebruik te maken van een Agile raamwerk, wordt het project opgedeeld in zogeheten sprints. Iedere sprint is een fase van ‘produceren’, evalueren, beoordelen, eventueel aanpassen en opleveren (van het deelproduct). In plaats van een geheel project te doorlopen en er op het eind van het project achter te komen dat er gaandeweg iets mis is gegaan, wordt het project d.m.v. Scrum juist opgedeeld in kleinere fases. 

Wat is het verschil tussen Scrum en Agile?

Scrum is een methode die kan worden toegepast wanneer het streven er is om Agile te werken. Is er sprake van Agile werken, dan hebben we het over het denken, organiseren en werken op een wendbare/flexibele manier, waarbij een organisatie zichzelf kan en wil blijven verbeteren. Een organisatie die haar team Agile laat werken is zich bewust van continu veranderende omstandigheden en speelt hier slim op in. Agile is als het ware een mindset en Scrum is daarbij een daadwerkelijk toepasbaar framework. Scrum is dus een Agile werkwijze, en wel meteen verreweg de bekendste en populairste. 

Welke rollen zijn er binnen een Scrum team?

Een Scrum team bestaat uit een Product Owner, Scrum Master en de leden van het Ontwikkel Team.

Het Ontwikkel Team bestaat hierbij uit slechts 3 tot 9 personen, om de communicatie onderling zo effectief en doeltreffend mogelijk te houden. Het Ontwikkel Team is een zelfstandig team wat in staat is het product of de dienst te realiseren.

De Product Owner is een nauw betrokken opdrachtgever die de verantwoordelijkheid voor het eindproduct draagt. Deze persoon bepaalt hierbij wat prioriteit heeft, is gemachtigd besluiten te nemen en is verantwoordelijk voor de vertaalslag naar eventuele stakeholders.

Nog boven de Product Owner staat de Scrum Master. Deze fungeert als coach voor zowel het Ontwikkel Team als de Product Owner en zorgt voor optimale prestaties, overzicht en reflectie. In sommige gevallen is er sprake van stakeholders. Deze belanghebbenden worden op de hoogte gebracht van ontwikkelingen en kunnen worden ingeschakeld om het (tussen)product van feedback te voorzien. 

Hoe gaat SCRUM in zijn werk?

Scrum maakt het mogelijk om op een wendbare manier zo goed mogelijk te voldoen aan de wensen van de doelgroep en eindgebruiker. Om dit te kunnen verwezenlijken wordt er gewerkt met korte cycli die ook wel ‘sprints’ worden genoemd. Deze sprints worden één voor één behandeld in een tijdsbestek van ongeveer 2 tot 4 weken. Ondanks dat het proces flexibel is ingestoken, is er aandacht voor het team en zijn taken. 

Middels een sprintplannnig bepaalt het gehele Scrum Team een doel en maakt het Ontwikkel Team een planning om dit te verwezenlijken. Communicatie is een van de belangrijkste tools, vooral wanneer de Scrum methode wordt aangehouden. Om die reden worden dagelijks een soort mini-scrum sessies ingepland waarbij in ongeveer een kwartier wordt doorgenomen wat de komende dag de bedoeling zal zijn.

Ligt het team nog op koers of dient er te worden bijgestuurd? Aan het einde van iedere sprint (fase) presenteert het Ontwikkel Team wat zij in de sprint hebben gerealiseerd en is er ruimte voor feedback. Tenslotte wordt ook de samenwerking an sich beoordeeld, om te kijken hoe ook deze geoptimaliseerd kan worden. Alle fases van het geheel worden op deze manier doorlopen en afgerond, waarbij uiteindelijk een optimaal eindproduct het resultaat zal zijn. 

Vragen of opmerkingen?

Wil je hier nog eens over doorpraten of sparren over een projectmanagement vraagstuk?

Plan dan hier een GRATIS kennissessie met me in.