Omgaan met weerstand en draagvlak creëren

Omgaan met weerstand

• Wat als je weerstand ervaart…
• Er is weerstand binnen jouw projectteam en jij stoeit ermee als projectleider.
• Bijv. een project moet bijna “live” gaan, maar het projectteam is er nog niet klaar voor.
• Wat kun je dan doen?
• In onderstaande video geef ik je 5 processtappen die je heel goed kunt gebruiken bij ieder project.

• Wat kun je beter wel én niet doen om meer draagvlak te krijgen? 
• Want, of je nu projectleider in de publieke of private sector bent, je krijgt altijd te maken met weerstand.
• In onderstaande video geef ik je 3 tips hoe je als projectleider kunt omgaan met weerstand.

• Weerstand is een normaal gegeven en gaat vaak niet over jou.
• Toch voelen we ons door weerstand vaak niet gehoord, gezien of begrepen.
• Vervolgens gaan we heel erg ons best doen om gelijk te krijgen.
• De kunst is om te zien wat weerstand nu eigenlijk écht is.
• Dat lees je in deze infographic.

Hoe je mensen mee kunt krijgen

Een aantal basisfundamenten zijn mijns inziens heel belangrijk om mensen mee te krijgen:

• • Geef de ander ruimte en zeggenschap
  • Bied een helpende hand
  • Investeer in de relatie
  • Check of er sprake is van weerstand

Wil je begrijpen wat ik hier precies mee bedoel? Lees dan deze infographic.

Het is voor mij de essentie als het gaat om mensen mee krijgen en draagvlak creëren.

Hoe begeleid je een veranderproces?

Weerstand komt voor bij ieder project en bij iedere gewenste (organisatie)verandering.

Wat is daarbij belangrijk om te weten?

• Veranderen gaat over aanpassen, wijzigen, omschakelen, vernieuwen of innoveren binnen een organisatie.
• Dat kan een aanpassing zijn in werkwijze of werkprocessen, of dat taken, organisatiestructuren, verantwoordelijkheden en/of bevoegdheden worden aangepast.
• Het belangrijkste om te beseffen is dat je alles kunt veranderen behalve de mensen.
• Waarom niet? Dat moeten medewerkers namelijk zelf doen.
• Je kunt mensen niet met bepaalde tools naar je hand zetten, maar je kunt ze wel begeleiden in het veranderingsproces.

Het is niet altijd gemakkelijk om anderen te begeleiden bij een veranderingsproces.
Je moet namelijk weten wat de anderen doormaken in een dergelijk veranderingsproces om de juiste begeleiding te kunnen bieden.

Communicatieve vaardigheden en gesprekstechnieken zijn daarbij belangrijk, maar inzicht en empathie is nog veel belangrijker.
Begrijpen wat er gebeurt in het hoofd van de ander.

De ander moet zelf namelijk het veranderingsproces en de verschillende fasen doorleven (dus je kunt het niet voorkomen en ook niet voor de ander overnemen). Een tip daarbij is om het veranderproces niet alleen met rationale argumenten te benaderen zoals: “maak je niet te druk, het valt wel allemaal wel mee.”

Probeer vooral te luisteren en begrip te tonen en ga naast de ander staan.
Het gaat vaak vooral om de onderstroom of het gevoel van iemand en het is belangrijk dat je daar ook voldoende tijd en aandacht aan besteedt.
Als mensen ervaren dat je oprechte interesse en aandacht voor de ander hebt en je gaat daar met elkaar over in gesprek, dan neem je vaak al heel veel weerstand weg.

Wanneer is sprake van weerstand?

• Onthoud dat weerstand niet erg is, maar dat het een voorspelbaar ingrediënt is van veranderen.
• Regelmatig merk ik dat er al snel over weerstand wordt gesproken, terwijl die er eigenlijk helemaal niet is.
• Als je het gevoel hebt dat er weerstand is, dan is het goed om jezelf eerst de vraag te stellen:
  Is het een kwestie van niet weten, niet kunnen of niet willen?
  Zie onderstaande pyramide.

• Stel je zit in een projectteam, je ervaart weerstand en wilt graag draagvlak creëren. Hoe ga je dat realiseren?
• Het is belangrijk om je ervan bewust te zijn dat je als projectteam vaak véél verder in het proces zit, dan de mensen die niet in het project zitten.
  Stel, medewerkers doen iets niet wat je wel als projectteam had gehoopt, dan kan het zijn dat zij het gewoon niet weten.
  Er is dan dus geen sprake van weerstand, maar ze zijn gewoon niet goed genoeg op de hoogte.
  Het is dan belangrijk om als projectteam extra aandacht te besteden aan het communiceren, informeren en betrekken van die medewerker(s).
• Stel, hier wordt vervolgens ruimschoots aandacht aan besteed. Dan nog kan het zijn dat medewerkers iets niet doen wat je wel als projectteam had gehoopt. Het kan zijn dat ze dan wel weten wat er van hen verwacht wordt, maar dat ze het simpelweg nog niet kunnen.
  Ook hier kun je eigenlijk nog niet spreken van weerstand.
  Als projectteam creëer je draagvlak door extra aandacht te besteden aan het trainen, ondersteunen, coachen en begeleiden van medewerkers.
  Draag de benodigde vaardigheden aan ze over, zodat ze in staat worden gesteld om wél datgene te doen wat er van hen verwacht wordt.
• Er is pas sprake van weerstand op het moment dat medewerkers wel iets weten en het ook kunnen, maar dat ze iets toch niet doen, omdat ze het gewoon niet willen. Op dat moment is het belangrijk om erachter te komen waar de weerstand zit en om daarover met elkaar het gesprek aan te gaan. Mogelijk dat de nut en noodzaak van de projectresultaten niet herkend worden en dat daarin iets geherformuleerd moet worden. Het aandringen, escaleren of negatieve sancties (bijv. politie die bekeuringen uitschrijft) is hierbij eigenlijk het laatste station dat je wilt passeren, maar soms kan het nodig zijn.
• Conclusie: omgaan met weerstand en draagvlak creëren vraagt dus behoorlijk wat inzicht in hoe mensen aankijken tegen de verandering. En het lastige is dat ieder individu zijn/haar eigen veranderingsfases doormaakt. Dit vraagt dus altijd om maatwerk, een gezonde dosis geduld én flexibiliteit in je aanpak.

Hoe ontstaat een gedragsverandering?

Een gedragsverandering altijd ontstaat vanuit:

Hoe lang duurt een gedragsverandering?

Kun je een voorbeeld bedenken waarbij je iets echt anders bent gaan doen? Zo ja wat was dat en schrijf dat eens op?

• Wat was de aanleiding?
• Hoe heb je het aangepakt?
• En hoe lang duurde het voordat je gewend was aan het anders doen?
• Bijv. Je bent gestopt met roken.

De aanleiding was dat het niet fijn meer voelde. Samen met de fitness instructeur heb je een afspraak gemaakt om om de paar dagen langs te komen om te sporten en het duurde 7 dagen voordat je een beetje gewend was om niet meer te roken.

In wetenschappelijke studies is aangetoond dat de factor 7 van toepassing is als je iets anders wilt doen én de tijd dat je daar aan gewend bent. Dus stel, je drinkt iedere dag melk en je stapt over op jus d’orange. Dan duurt het 7 dagen voordat je hieraan gewend bent. Stel, je maakt één keer per week een bepaalde rapportage in Excel, dan duurt het 7 weken voordat je gewend bent om de rapportage in Powerpoint te maken.

Het duurt dus best wel even voordat je een gewenste gedragsverandering kunt doorvoeren. Maar, hoe kun je een gedragsverandering nu versnellen?

Dat lukt het beste wanneer je de verandering LEUK maakt. Zie hier het voorbeeld van de pianotrap, wat daar een mooi voorbeeld van is. Iedereen weet de toegevoegde waarde van de trap pakken in plaats van de roltrap, maar door de pianotrap leuk te maken, gaat de gewenste gedragsverandering veel sneller. Het is dus heel interessant om als (project)team niet alleen stil te staan bij de gewenste gedragsverandering, maar vooral hoe je die verandering zo leuk mogelijk kan maken.

Verzin iets ludieks, maak plezier en wees vooral creatief! Op die manier ontstaat er minder weerstand en kun je meer draagvlak creëren.

Wil je meer weten?

• Wil je hier nog eens over doorpraten?
• Of sparren over een projectmanagement/procesoptimalisatie vraagstuk?
• Plan dan gerust een kennismaking in. 
• Met enthousiaste OBCT groet, Patricia van Spaendonck 🙌