Projectmanagement

Hoe succesvol ben jij als projectleider?

Je wilt een topper worden in projectmanagement, maar hoe doe je dat nu precies? Welke eigenschappen of vaardigheden heb je daarvoor nodig? In hoeverre ben jij al een goede projectleider? Hoe scoor jij jezelf?

Vul hiervoor bijgaande zelfassessment in. Je krijgt 41 stellingen te zien, waarbij je mag aangeven in hoeverre die voor jou van toepassing zijn. De antwoorden die je geeft, ontvang je naderhand ook in je mailbox.

Belang projectmanagement

Waarom is projectmanagement zo belangrijk? Als je kijkt naar een gemiddelde organisatie, dan kan 40% van alle werkzaamheden het beste projectmatig aangepakt worden. Daarom verbaast het mij ook altijd waarom organisaties maar zo weinig interne projectleiders in huis hebben, want je zou verwachten dat 40% van het personeel dan ook projectleider zou zijn met deze cijfers.

Uit wetenschappelijk onderzoek is gebleken dat bij meer dan 80% van de projecten de opgeleverde projectresultaten afwijken van datgene wat er aan de voorkant was afgesproken. Ongeveer 40% van de projecten wordt dan ook vroegtijdig beëindigd (vanwege allerlei redenen). Uiteraard levert dit de nodige frustraties op, op het moment dat de project planning en/of de gewenste resultaten niet worden gehaald. Het hebben van goede projectleiders en sterke projectteams is dus zeer waardevol om dit te voorkomen.

Wanneer start je een project?

Wat is een project en wanneer is projectmanagement nodig? Vaak starten organisaties met allerlei projecten, zonder vooraf goed na te denken.

“Bezint eer ge begint”: als er geen goede rechtvaardiging is om een project op te starten, of het is niet duidelijk waarom het noodzakelijk is om het project uit te voeren, dan is de kans zeer gering dat het project succesvol wordt afgerond.

In zo’n geval, is het niet verstandig om aan het project te beginnen.

Gebruik deze checklist om te checken of iets überhaupt een project is.

Het verkleint het risico dat je als organisatie een oerwoud aan projecten creëert, waardoor mensen door de bomen het bos niet meer zien.

Maar hoe voorkom je nu een wildgroei aan projecten binnen je organisatie? 

Lees daarvoor bijgaand artikel of bekijk onderstaande video.

Wat heb je nodig bij ieder project?

Ik houd van praktisch en simpel en geloof niet in dikke boekwerken. De voornaamste drie producten/tools die je echter wel nodig hebt bij ieder project, zijn een:

• Projectplan
• Plan van aanpak
• Voortgangsmonitor

Met bijgaande projectmanagement toolbox heb je al die tools in handen. Excel bestand geopend? Klik bovenin op “bestand downloaden” en sla hem ergens op. Gebruik de toolbox vooral als gereedschapskist en pas hem gerust aan naar eigen wens. Bekijk deze video waarin ik je stap voor stap uitleg hoe je de toolbox kunt gebruiken.

Hoe start je een project?

De start van een project is van cruciaal belang voor het toekomstige succes ervan. Ga met diegene(n) om tafel die jou de projectopdracht heeft gegeven en vraag wat de bedoeling is:

• Waarom is het belangrijk om het project uit te voeren (het grote plaatje)?
• Wat moet het project gaan opleveren aan resultaten (scope)?
• Wat mag het ongeveer gaan kosten (middelen)?
• Wanneer zou het project moeten gaan plaatsvinden (startdatum, einddatum)?
• Wie gaat het werk doen (mensen)?

Stel samen vast wie de opdrachtgever, opdrachtnemer (bijv. een leidinggevende) en de projectleider is.

Ga vervolgens aan de slag met het samenstellen van het projectteam. Als je zelf goede collega’s kent, dan kun je uiteraard eerst even bij ze polsen of ze interesse hebben. Maar als je de collega’s nog niet zo goed kent, kun je ook aan anderen vragen wie evt. geschikte kandidaten zijn.

Bespreek de benodigde inzet altijd met de direct leidinggevende(n) én betrokkene(n) zelf. Je kunt de leidinggevende nooit overslaan. Die zal altijd akkoord moeten geven op de inzet van zijn/haar medewerker. Maar daarnaast wil je ook dat de medewerker enthousiast is. In een 3-gesprek is het heel belangrijk dat je de wederzijdse verwachtingen expliciet maakt. Hoeveel uur per week is de medewerker beschikbaar? Wat zijn de eventuele wensen, behoeften, verwachtingen of vragen van de leidinggevende en/of de medewerker? Deze gesprekken kosten aan de voorkant tijd, maar het is wel heel belangrijk om het te doen. Want anders loop je het risico dat er halverwege van allerlei ruis op de lijn komt en dan is het veel lastiger om al die onduidelijkheid weer weg te nemen.

Ik adviseer je om alles steeds te blijven vastleggen in het projectplan. Zie het als een levend document dat je steeds verder verfijnt totdat er een definitieve versie uit komt. Dit kan wel een maand duren, maar als je hier echt de tijd voor neemt, dan heb je daar gedurende je hele project profijt van.

Leg het concept projectplan nog eens voor aan de opdrachtgever(s): is dit de bedoeling of moet er nog iets bij of af?

Zodra je van iedereen input hebt ontvangen en je hebt het projectplan helemaal gefinetuned, laat dan je opdrachtgever(s) het projectplan formeel ondertekenen. Dit klinkt misschien gek, maar toch is het super belangrijk om een officiële opdrachtformulering te krijgen. Stel, je bent een externe projectleider, dan ga je ook niet starten met je project voordat je offerte officieel goedgekeurd is, toch?

Heb je eenmaal de formele projectopdracht binnen, plan dan je 1e project kick-off vergadering voordat je daadwerkelijk aan het project gaat werken.

Project kick-off vergadering

De project kick off-vergadering is vooral een gelegenheid voor de projectteamleden en belanghebbenden om elkaar te ontmoeten voordat het project begint.

1. Bespreek het goedgekeurde projectplan met daarin o.a. de doelstellingen en de op te leveren projectresultaten.
2. Bespreek de projectaanpak en krijg overeenstemming over hoe je wilt gaan samenwerken:
   • Hoe wil het projectteam werken? Bijv. digitaal/fysiek?
   • Wat is de gewenste vergaderfrequentie? Bijv. 1 keer per week of iedere 2 weken?
   • Wanneer wil het projectteam vergaderen?
3. Maak tijd voor de projectteamleden om vragen te stellen en om de eerstvolgende stappen te verduidelijken. Aan het einde van de kickoff-vergadering moet het hele projectteam weten waar je met elkaar aan gaat werken, waarom, en hoe de samenwerking vorm gaat krijgen.

Project kick off-vergaderingen zijn echt onmisbaar om belangrijke projectinformatie met je team te delen en om hen live vragen te kunnen laten stellen. Het verkleint de kans op miscommunicatie en zorgt ervoor dat iedereen het project vanuit hetzelfde vertrekpunt start. Stuur je projectplan dus niet per mail op, maar investeer altijd in deze project kick-off meeting waarbij je bij elkaar komt en de wederzijdse projectverwachtingen goed op elkaar afstemt.

Bovenstaande wil niet zeggen dat ieder project dezelfde kick-off vergadering moet hebben. Dat is afhankelijk van het soort project. Het ene project vraagt veel voorbereiding en een stevige presentatie. Andere projecten waarbij veel minder belanghebbenden betrokken zijn of die meer rechttoe rechtaan zijn, kunnen volstaan met een minder formele kick off-vergadering

Project- versus lijnmanagement

Hoe verhoudt projectmanagement zich tot lijnmanagement? Een lijnorganisatie is een organisatie(structuur) waar boven elke werknemer een leidinggevende staat. De taken in de lijnorganisatie zijn opgedeeld in logisch bij elkaar horende afdelingen. Iedereen in de organisatie heeft maar één direct leidinggevende. Het is duidelijk wie leiding geeft aan wie.

Een projectteam vormt een tijdelijk samenwerkingsverband van verschillende specialisten. Onder leiding van een projectleider gaan zij samen een aantal projectdoelen- en resultaten realiseren. Een projectteamlid kan dus een projectleider én een leidinggevende hebben waarvoor hij/zij taken uitvoert. Het komt zelden voor dat een lijnorganisatie niet projectmatig werkt of een projectorganisatie geen lijnmanagement heeft. Meestal zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden verdeeld tussen lijn- en projectmanagement.

Hoe groter en complexer de projecten, hoe meer bevoegdheden bij de projectleider moeten liggen. Maar het hoort erbij dat er altijd spanning is tussen lijnmanagement en projectmanagement. Zolang er een goede samenwerking is, kan dit spanningsveld constructief en creatief worden benaderd.

Vragen of opmerkingen?

Wil je hier nog eens over doorpraten of sparren over een projectmanagement vraagstuk?

Plan dan hier een GRATIS kennissessie met me in.